Dit document is een lokale uitwerking van de risicoanalyse Veiligheidsbeleid Vereniging Lokale Fietsmaatjes Nederland. Onze gasten zijn mensen met een beperking in bewegen, horen, zien, balans en cognitie (zoals dementie). Daarom is één van onze kernwaarden veiligheid doorveilig te fietsen. Veiligheid moet zo breed mogelijk geïnterpreteerd worden en bestrijkt het hele scala van fietsen met een goed onderhouden fiets tot en met het bieden van een sociaal veilige omgeving waarin gefietst wordt. Uiteraard kunnen risico’s niet volledig uitgesloten worden, maar met een standaard protocol kan er zo veilig mogelijk gefietst worden met een gast door een vrijwilliger en kan vooraf afgesproken worden hoe te handelen bij een incident.
Risicoanalyse
Aan het veiligheidsbeleid ligt een risicoanalyse ten grondslag. Daarbij worden risico’s geïnventariseerd op de volgende deelgebieden:
0 Vrijwilligers 0 Gasten 0 Fietsen 0 Organisatie
Per deelgebied volgt een inventarisatie van risico’s, gevolgd door een overzicht van maatregelen die door Fietsmaatjes Almere zijn getroffen om de deze risico’s te beheersen.
Deelgebied Vrijwilligers Risico’s:
0 De vrijwilliger is fysiek en/of mentaal ongeschikt om met een gast te fietsen. 0 Fysieke en/of mentale geschiktheid kan in de loop van de tijd afnemen. 0 De organisatie dient alert te zijn op het feit dat dit risico ook na jarenlang fietsen groter kan worden. 0 Vrijwilliger vertoont ongepast gedrag t.o.v. de gast.
Beheersmaatregelen:
0 Fysieke en/of mentale geschiktheid van de vrijwilliger dient in kaart gebracht te worden bij aanmelding. Hiertoe voert Fietsmaatjes Almere een aannamebeleid waarbij een intakegesprek plaatsvindt door de coördinator. Dit gesprek wordt gevoerd aan de hand van de Samenwerkingsovereenkomst Vrijwilligers, waarin ook een gedragscode is opgenomen. 0 FMA draagt vervolgens zorg voor een uniforme instructie van de vrijwilliger door een speciaal daartoe aangewezen instructeur. Hierbij wordt een proefrit gemaakt. Bij twijfel wordt een tweede proefrit gemaakt eventueel uitgevoerd door een andere instructeur. De instructeur werkt aan de hand van een vastgelegde uniforme checklist waardoor alle vrijwilligers dezelfde informatie krijgen. 0 De instructeur en de coördinator besluiten op grond van de ervaring of een vrijwilliger al dan niet geschikt is voor de taak. 0 FMA vraagt een VOG aan voor de vrijwilliger. Dit is niet nodig wanneer een vrijwilliger uitsluitend met een familielid fietst. 0 FMA beschikt over een gedragscode en een klachtenreglement waarin de maatregelen voor borging van sociale veiligheid zijn vastgelegd. FMA heeft een vertrouwenscontactpersoon. 0 De coördinator evalueert de vrijwilliger periodiek op basis van het contact dat de coördinator onderhoudt met zowel gast en vrijwilliger en kijkt of de vrijwilliger geschikt blijft voor de taak als fietsvrijwilliger. De mogelijke uitkomst van een evaluatie gebeurt in principe in een breder overleg tussen coördinatoren en bestuursleden.
Deelgebied Gasten Risico’s:
0 De gast heeft dusdanige fysieke beperkingen dat dit bij het fietsen problemen veroorzaakt. 0 De gast heeft dusdanige mentale beperkingen of gedragsproblematiek dat dit problemen veroorzaakt.
Beheersmaatregelen:
0 FMA voert een aannamebeleid waarbij een intakegesprek plaatsvindt door de coördinator. Tijdens dit gesprek wordt uitleg gegeven over de werkwijze van FMA en worden eventuele fysieke of mentale problemen geïnventariseerd. Besproken wordt of gasten zelfstandig op en af de duofiets kunnen komen. Waarbij hulp geboden wordt door de vrijwilliger (denk aan goed positioneren, vastgespen van de voeten, gordel). 0 Een gast mag niet meer wegen dan 120 kg. Bij de combinatie gast-vrijwilliger moet aandacht geschonken worden aan te grote verschillen in gewicht i.v.m. de balans van de fiets bij het nemen van bochten of het fietsen op niet vlakke ondergrond. 0 Een gast moet zelfstandig gebruik kunnen maken van het toilet 0 Bij mentale problemen liggen risico’s genuanceerder. FMA is een inclusieve organisatie en dementie of afasie zijn bv geen redenen om a priori een gast te weigeren. Het maken van een match met een vrijwilliger kan hierdoor wel lastiger zijn, maar de praktijk wijst uit dat ook vaak een uitstekende match gemaakt kan worden in deze gevallen. 0 Gedragsproblematiek moet zorgvuldig gewogen worden als risico. Woont de gast in een zorginstelling dan is het ter beoordeling en verantwoordelijkheid van instelling/persoonlijk begeleider of de gast kan fietsen. Er wordt een samenwerkingsdocument opgesteld. 0 Beperkingen worden vastgelegd evenals speciale instructies (bv. bij dementie niet alleen laten/ bij frequent toiletgebruik beschikken over een toiletpas). Fietsmaatjes Almere besteedt met regelmaat aandacht aan de mogelijke problematiek bij omgang met gasten die lijden aan dementie. Ook is er een coach beschikbaar die als vraagbaak op dit gebied fungeert. 0 Twijfelt de coördinator of fietsen fysiek of mentaal een probleem is (denk aan slecht ter been/ bewegingsstoornissen) dan kan een proefrit gemaakt worden. 0 Gasten worden gewezen op het Klachtenreglement 0 Gasten worden gewezen op de mogelijkheid zich te kunnen richten tot een vertrouwenscontactpersoon.
Deelgebied Fietsen Risico’s:
0 Duofiets vertoont gebreken door onvoldoende onderhoud 0 Duofiets is onvoldoende uitgerust om veilig aan het verkeer deel te nemen 0 Fietsen op risicovolle paden/wegen 0 Onvoldoende kennis handelwijze bij calamiteiten onderweg 0 Schade aan personen en materiaal bij een calamiteit 0 Weersomstandigheden
Beheersmaatregelen:
0 Fietsmaatjes Almere heeft een programma van eisen opgesteld waaraan een duofiets dient te voldoen. 0 Fietsmaatjes Almere draagt zorg voor periodiek onderhoud van de duofietsen door een erkend fietsenmaker/dealer van de leverancier van de betreffende fietsen. FMA onderhoudt regelmatig contact met de leverancier van de duofietsen. 0 Fietsmaatjes Almere heeft voor het klein (preventief) onderhoud van de duofietsen fietswachten aangesteld. Zij houden de duofietsen in goede conditie en verzorgen het klein onderhoud (b.v. bijstellen remmen/spanning ketting, vervangen binnenband). 0 Fietsmaatjes Almere investeert in de vaardigheid van de fietswachten en onderhoud daarover contact met de leverancier van de duofietsen 0 Fietsmaatjes Almere zorgt voor de benodigde uitrusting van de duofietsen om veilig deel te kunnen nemen aan het verkeer. Deze veiligheidsvoorzieningen omvatten o.a. een veiligheidsriem, trappers/voetenbakje waarbij met klittenband de voeten gefixeerd kunnen worden, een goede en luide fietsbel, een achteruitkijkspiegel en een handsfree telefoonhouder. 0 Fietsmaatjes Almere informeert vrijwilligers over risicovolle paden/wegen en wijst paden aan waarop met een duofiets niet gefietst mag/kan worden (Vierbruggenpad en Lepelaarspad en Cirkelbospad richting dijk). 0 Elke duofiets is uitgerust met een tas waarin zich een geplastificeerde Calamiteitenkaart en een Pechkaart bevinden met alle informatie die nodig is bij pech onderweg (met procedure en noodnummers). 0 Fietsmaatjes Almere heeft per duofiets en per stalling een instructie waarin de specifieke eigenschappen/bijzonderheden van de duofiets én de stalling zijn beschreven 0 Zoals bij alle beheersmaatregelen is gezond bestand een eerste vereiste. Toch vragen enkele weersomstandigheden extra aandacht: Hitte: met gasten die wonen in een zorginstelling waar een hitteprotocol van kracht is mag niet gefietst worden. Maar ook met kwetsbare thuiswonende gasten, mag niet gefietst worden als een nationaal hitteplan is afgekondigd. Ook als het Nationaal Hitteplan niet van kracht is maar er sprake is van zomerse omstandigheden met hoge temperaturen is het belangrijk om de gast goed te observeren, te letten op voldoende drinken, de routes zoveel als mogelijk te plannen in de vroege ochtend- of avonduren en in schaduwrijke omgeving liefst in het (relatief) koele buitengebied. Plan de routes niet te lang en maak meerdere tussenstops. Let bij kwetsbare gasten op risico zonverbranding (bedekkende kleding/gebruik zonnebrandcrème) Harde wind: bij meer dan windkracht 5 niet meer fietsen Onweer: bij aangekondigd onweer overwegen om de fietstocht uit te stellen. Wanneer onweer je overvalt: Stop met fietsen en zoek een veilig onderkomen in een gebouw. Vermijd hoge objecten zoals bomen en lantaarnpalen en blijf uit de buurt van metalen voorwerpen. Vorst: niet fietsen i.v.m. mogelijke gladheid en relatieve immobiliteit van kwetsbare gasten op de duofiets.
Deelgebied Organisatie Risico’s:
0 Interne organisatie functioneert onvoldoende waardoor continuïteit van de organisatie FNA niet gewaarborgd wordt. 0 Organisatie is onvoldoende voorbereid op een incident/calamiteit met een duofiets waarbij vrijwilligers en gast betrokken zijn. 0 Organisatie brengt het welzijn van gast/vrijwilliger en de eigen continuïteit in gevaar door schade aan gast/vrijwilliger/derden onvoldoende te verzekeren.
Beheersmaatregelen:
0 Fietsmaatjes Almere beschikt over notarieel vastgelegde statuten en huishoudelijk reglement. 0 Fietsmaatjes Almere stelt (meerjaren)beleids- en activiteitenplannen op en legt daarover jaarlijks verantwoording af in een Jaarverslag dat op de website wordt gepubliceerd en aan de stakeholders wordt toegezonden. 0 Fietsmaatjes Almere voert een actief beleid t.a.v. het verwerven van donaties en subsidies en onderhoudt intensief contact met maatschappelijke partners in de stad. 0 Fietsmaatjes Almere voert een actief beleid t.a.v. naamsbekendheid in de stad o.a. middels een publiciteitsbeleid. 0 Fietsmaatjes Almere is actief lid van de Landelijke Vereniging Fietsmaatjes Nederland. 0 Fietsmaatjes Almere heeft een Klachtenreglement opgesteld en een vertrouwenscontactpersoon aangesteld. 0 Fietsmaatjes Almere werkt aan beleid op gebied van Incident Management, waarin op verschillende niveaus is vastgelegd hoe te handelen bij een incident/calamiteit waarbij een duofiets betrokken is. Daarin zijn vastgelegd hoe dit intern wordt afgehandeld en hoe dit extern gecommuniceerd wordt met stakeholders/pers etc. 0 Fietsmaatjes Almere heeft een (secundaire) Vrijwilligersverzekering afgesloten voor haar vrijwilligers via de gemeente Almere bij de VNG Vrijwilligersverzekering (Centraal Beheer). Er is een beperkte bestuurdersaansprakelijkheid meeverzekerd in de VNG Vrijwilligersverzekering. Additioneel hierop is een bedrijfsaansprakelijkheids-verzekering afgesloten bij Interpolis Rabo Bank om de aansprakelijkheid van Fietsmaatjes Almere als rechtspersoon te dekken. 0 De duofietsen zijn verzekerd bij ENRA Fietsverzekering.
